Die digitale Archivierung von Geschäftsdokumenten ist für Unternehmen zur unumgänglichen Pflicht geworden. Dazu gehören unter anderem Angebote, Rechnungen oder Briefe, die per E-Mail versendet oder empfangen wurden. Dokumente müssen in der Form aufbewahrt und archiviert werden, in der sie eingegangen sind. Ein sogenannter „Medienbruch“, also die Umwandlung des Mediums, ist nur in Ausnahmefällen gestattet. Ebenso müssen die Dokumente revisionssicher abgelegt werden. Dies bedeutet einerseits, dass die Dokumente unveränderbar sein müssen und andererseits, dass die Dokumente in einem Format abgelegt werden, welches auch in 10 Jahren noch lesbar ist. Deshalb speichert die CODEX Software alle Dokumente im neuen WIN Archiv DMS im extra hierfür entwickelten PDF/A Format. Somit sind alle Grundsätze zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung des Bundesfinanzministeriums erfüllt.

Eine alleinige Aufzeichnung auf Papier ist nicht ausreichend, da diese den Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit nicht genügt. Die Gewährleistung der GoBD-Konformität wird bei immer mehr Betriebsprüfungen eine zentrale Anforderung.

Wer weiterhin Mut zur Lücke hat und dann das geforderte Datenmaterial während einer Betriebsprüfung nicht liefern kann, könnte vom Finanzamt mit einer Steuerschätzung belegt werden. Und das kann teuer werden.

Ein reines Speichern in Windows-Ordnern reicht keineswegs zur Archivierung, da dies keine sichere und unveränderbare Archivierung bedeutet.

Die digitale Archivierung hat auch Vorteile für Sie und Ihren Betrieb. Gerade jetzt, wenn ein Teil der Belegschaft im Homeoffice arbeitet, bietet Ihnen nur die digitale Archivierung die Möglichkeit, auch von zuhause auf notwendige Unterlagen zuzugreifen. Ebenso haben Sie vielfältige Möglichkeiten nach Dokumenten zu suchen und diese z. B. mit Kommentaren zu versehen, sodass wichtige Informationen direkt beim Dokument verfügbar sind.

Diese Aufgabe erledigt für Sie unser neues WIN Archiv DMS, welches deutlich mehr ist als nur eine Archivierung. Im Gegensatz zu externen DMS-Systemen ist unser WIN Archiv DMS viel schlanker, effizienter und schneller, da es direkt in sämtliche CODEX Produkte integriert ist. Bei externen Lösungen müssen Sie oft Dinge zwei- oder dreimal machen, welche WIN Archiv DMS im Hintergrund korrekt automatisch erledigt. Dadurch stehen Informationen in den CODEX Programmen immer auf Knopfdruck zur Verfügung – Sie müssen nicht erst umständlich in die externe Lösung schauen. Schließlich sind viele externe Lösungen oft auch teurer als unsere ganzeinheitliche Lösung mit WIN Archiv DMS.
Setzen auch Sie auf WIN Archiv DMS!